10 dicas para organizar eventos ao ar livre

Dicas

Os muitos anos de experiência de Mosevent mostram que conduzir programas corporativos na natureza é muito atraente e benéfico, mas repleto de muitas armadilhas. Essas sutilezas do processo organizacional muitas vezes são imperceptíveis à primeira vista, mas podem reduzir seriamente o conforto de todos os participantes e, como resultado, prejudicar sua impressão do evento, tornando-o notavelmente menos eficaz. Para evitar isso, você precisa pensar sobre cada pequena coisa! Coletamos os mais importantes deles nesta lista de 10 recomendações simples, mas eficazes …

1. Você precisa de um playground ao ar livre?

O team building ao ar livre ou os eventos corporativos sempre despertam grande interesse entre os colaboradores da empresa, mas este espaço está longe de ser justificado. Este local é ideal para cenários com diferentes atividades na forma de competições esportivas, missões , flash mobs incomuns, etc. Mas se estamos falando de um banquete simples com um pequeno concerto ou treinamento para praticar as habilidades dadas, é melhor fazer em uma área fechada. Sim, talvez não seja tão eficaz, mas para um formato tranquilo, a complexidade e os riscos de uma organização na natureza superam suas vantagens.

2. Avalie de forma abrangente a localização

O site é o site da contenda. O centro recreativo, o iate clube e o estádio são diferentes das margens do rio e da clareira na floresta. Portanto, é importante estudar a localização, independente do tipo, de todos os lados. Há espaço suficiente para um determinado número de participantes, tendas, mesas, etc.? A que distância fica o local do metrô, da estação ferroviária, da estrada? Você tem o equipamento necessário ou precisa trazer tudo? O local está fechado e você precisa obter permissão para usá-lo? Além disso, você precisa se certificar de que não há estranhos por perto e que o barulho do feriado não incomodará os moradores locais.

3. Calcule a transferência

Se você escolheu um local em um parque no centro da cidade, certamente todos os funcionários poderão chegar ao local por conta própria. E se o local for fora da cidade, então é melhor alugar transporte para sua entrega no evento. Mas aqui é importante considerar um ponto. O caminho para a margem convencional do rio ou prado nem sempre é largo, além disso, pode ser parcialmente bloqueado por grandes galhos de árvores. Portanto, ônibus para dezenas de passageiros podem simplesmente não chegar ao “ponto de desembarque”. É melhor verificar o percurso com antecedência e, se necessário, alugar microônibus.

4. Lembre-se das vicissitudes do clima

Qualquer evento corporativo é planejado semanas antes de seu início. Portanto, é impossível adivinhar exatamente como estará o tempo no momento do evento. Isso significa que qualquer opção deve ser fornecida. Para isso, é necessário dotar o local de um número suficiente de toldos de chuva e sol, além de cuidar de sua fixação confiável em caso de ventos fortes. Você também deve pegar um suprimento de protetor solar e cobertores. E o mais importante: crie um plano “B”, “C”, “D”, etc. caso se verifique que o tempo ainda não é adequado para o seu programa .

5. Resolva a questão do fornecimento de energia

É improvável que mesmo um simples evento ao ar livre seja organizado sem eletricidade: você provavelmente precisará de música, iluminação, às vezes até de uma rede wi-fi! Portanto, um esquema deve ser desenvolvido para conectar todos os equipamentos à rede. E se não for potente o suficiente para o equipamento ou não estiver lá, providencie a fonte de alimentação dos geradores. Além disso, é melhor levá-los com uma margem. E para que o barulho e o cheiro não interfiram nos participantes, coloque-os à distância. E pequenas coisas também desempenham um papel: um grande estoque de cabos de extensão, adaptadores e materiais isolantes para gerenciamento confiável e seguro dos cabos.

6. Pense sobre o menu

Na natureza, e depois de muitas atividades, o apetite dos participantes de uma festa corporativa ou de team building com certeza vai se esgotar. Portanto, tal evento não pode ficar sem comida. Mas o cardápio precisa ser pensado detalhadamente. Em primeiro lugar, os produtos são necessários exclusivamente frescos e não perecíveis com o calor. Em segundo lugar, nesse tipo de evento, vale a pena dar preferência aos pratos preparados na hora – como um churrasco. Em terceiro lugar, vale a pena escolher conscientemente um formato de refeição adequado ao seu programa: uma mesa de bufê, uma mesa de bufê com assentos ou um banquete em uma barraca. Quarto, você precisa comprar mais água e refrigerantes.

7. Cuide da higiene

O mais importante neste momento: equipar o local com armários limpos e secos com um estoque para um determinado número de participantes. Você também precisará de lavatórios e produtos de higiene pessoal: lenços umedecidos, géis desinfetantes, etc. E não devemos esquecer a presença de insetos na natureza. Em primeiro lugar, é necessário certificar-se, na fase de seleção do local, de que os mosquitos, vespas ou mutucas não o escolheram. E, para garantir, forneça um suprimento de sprays e outros meios no evento para proteger a todos de tais “convidados” indesejados.

8. Não se esqueça da equipe

Artistas, animadores, garçons e demais técnicos devem ter um local onde possam trocar de roupa com tranquilidade, maquiar-se e descansar por 5 minutos. Eles também devem ser capazes de armazenar seu estoque e pertences pessoais. Portanto, em um evento ao ar livre, é necessário organizar para eles tendas separadas, tendas ou casas móveis, fechadas ao acesso de pessoas não autorizadas e equipadas com tudo o necessário para o seu trabalho. Além disso, é importante providenciar um lugar para estoques de alimentos e água, prêmios para os participantes, etc.

9. Garanta a segurança

As questões de segurança precisam ser consideradas de forma abrangente ao organizar programas corporativos ao ar livre. O primeiro ponto: a segurança das atividades ao ar livre. Tudo deve ser calculado e pensado para eliminar o risco de lesões aos participantes. Ao mesmo tempo, você ainda precisa de um médico no evento e de um kit de primeiros socorros com estoque dos meios mais típicos para tais tarefas. Segundo ponto: restringir o acesso a estranhos. Na natureza, você precisará de proteção especialmente cuidadosa, que controlaria o território e removeria pessoas aleatórias sem conflito.

10. Rastrear o lixo

Continuamos repetindo: empresarial moderno é um socialmente responsável negócios . Portanto, a área externa após o programa deve permanecer limpa e próxima ao seu estado original. Para isso, é necessário instalar um estoque suficiente de lixeiras móveis no território e, após o término do evento, não se esqueça de levá-las e descartar. No final das contas, a abundância de lixo sob os pés durante o decorrer do evento certamente será desagradável até para os próprios participantes. Portanto, a limpeza é importante de todos os pontos de vista.

Claro, a complexidade de organizar um evento corporativo ao ar livre não se limita a esses 10 pontos. Existem muito mais nuances! E para levar tudo em conta, é necessário alguma experiência na condução de tais programas, pois em muitos pontos é necessário avaliar de forma correta e precisa diferentes parâmetros. Portanto, você precisa escolher contratantes confiáveis.

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